Ce te scoate din sarite cel mai tare cand primesti un e-mail? Pe unii, mesajele care anunta schimbari intervenite in ultimul moment. Pe altii, documentele kilometrice atasate fara nicio explicatie. Daca te afli in categoria cealalta, a celor care trimit astfel de mesaje, afla ce ii nemultumeste cel mai tare pe destinatarii e-mail-urilor tale.
Cand un coleg trimite tuturor un mail doar pentru a-si pazi spatele.
Nu-i indicat sa le trimiti colegilor mailuri in care tu ii raspunzi cuiva intr-o anumita problema. Poate cei pe care nu-i priveste direct acea problema sunt deranjati ca le umpli casuta cu astfel de informatii inutile. E drept ca tu vrei sa fii acoperit in caz ca ceva nu iese bine, dar asta nu este cea mai indicata metoda.
Cand primesti un mail care anunta modificarea unui plan in ultimul moment. De exemplu, o sedinta in ultimul moment, anuntata printr-un e-mail, nu este cel mai indicat lucru. Ce poate fi mai enervant sa vii de pe teren, iar secretara sa-ti spuna: „Cum, nu ai citit mailul? Eu am anuntat pe toata lumea ca nu se mai tine sedinta.” Ce simti in acel moment?
Ce poate fi mai enervant decat cineva care iti trimite raspuns la un mail: „Multumesc” sau “Aha, ok.”? Iti dai seama ce inseamna sa trimiti un e-mail la 25 de persoane si 15 dintre ele sa-ti trimita un asemenea raspuns?
La fel de enervanti sunt si cei care incerca sa rezolve totul in ultima clipa. Asteapta pana-n ultimul minut si-ti cer sa faci un anumit lucru. Stii ca documentatia pe care ai depus-o zace de o saptamana la ei pe masa si te enerveaza la culme cand iti trimit cu 10 minute inainte de sfarsitul programului un e-mail urgent in care iti cer sa faci anumite modificari. Apoi, daca nu esti gata la timp, nu mai e vina lor, ci a ta, pentru ca nu ti-ai facut treaba.
Cei care te suna sa te intrebe ceva, in loc sa-si verifice mailul. Ai terminat de lucru si le trimiti un mail celor avizati, in care ii anunti ce rezultate ai obtinut. Si ei ce fac? Prefera sa te sune si sa te intrebe daca ai terminat sau spun: „Sunt prea ocupat si nu am timp sa-mi verific mail-ul. Te rog sa ma suni sa-mi spui cand il termini.”
La fel de enervanti sunt si cei care nu raspund la e-mail. Iti cer o informatie, le trimiti un raspuns si intrebi cum trebuie sa procedezi in continuare sau daca ai facut bine tot ceea ce ai facut pana atunci. Si astepti si iar astepti. Nu primesti niciun raspuns. Daca acea persoana este prea ocupata sa raspunda cel mult cu da sau nu, este logic sa te intrebi de ce te-a mai facut sa-ti pierzi timpul? Sa fi pus o intrebare prea evidenta?
Subiectul mailului nu se potriveste cu continutul. Cand ii scrii cuiva, nu este indicat sa deschizi un mail mai vechi, sa dai reply si sa trimiti un mesaj care nu are nicio legatura cu cel anterior. Sa presupunem ca ai primit de la acea persoana un mail in urma cu 2 saptamani, care avea ca subiect: “Sedinta se suspenda”. Daca nu esti atent sa schimbi mesajul, s-ar putea sa creezi incurcaturi.
Nu mai vorbim despre cei care ataseaza un text, fara sa explice in doua cuvinte despre ce este vorba. Nu are nimeni timp sa citeasca pagini intregi de text si risti sa stearga mesajul sau sa-l deschida si sa-l uite undeva prin inbox. In acest caz, nu ai cum sa-ti atingi scopul.
Sursa: about.com
0
1
